Las decisiones tomadas acerca de la implementacion de soluciones informaticas para gestion documental deben estar acompanadas por politicas, procedimientos e instrucciones de trabajo para que el personal adopte buenas practicas y asi se potencialicen las funcionalidades ofrecidas por el sistema. La definicion de procesos y procedimientos deben ser traducidos en actividades y habitos para que se liberen procesos de mejoramiento continuo